إن اختيار المؤلف لعنوان “التوثيق الإعلامي والأرشيف الصحفي” له مدلولاته، وله معنى ومغزى. حيث أننا نتحدث عن: إجراءات التوثيق. ونتحدث تحديداً عن إجراءات التوثيق الإعلامي. كذلك فنحن نتطرق إلى “الأرشيف” وتحديداً “الأرشيف الصحفي”
وهذا الربط كله له مدلولاته إذا ما ذهبنا إلى تحديد فحوى هذه التعابير والمصطلحات، وبشكل مختصر، وكالآتي
- التوثيق: لأننا نتوجه نحو عمليات، ونتحدث عن: إجراءات جمع، وحفظ مختلف أنواع المعلومات، ومصادر المعلومات، وتنسيقها، وكذلك تبويبها وترتيبها، ومن ثم إعدادها لجعلها مادة للبحث والفائدة، من قبل المعنيين، وخاصة من قبل العاملين في الحقل الصحفي، والحقل الإعلامي
- والإعلام، أو بالأحرى “التوثيق الإعلامي”، لأننا نتوجه نحو: مجموعة من الإجراءات والعمليات الفنية المتخصصة التي تنفذ على معلومات، ومصادر معلومات، تتخصص في المجالات الإعلامية والصحفية، والإتصال الجماهيري
والتوثيق الإعلامي هو أحد صور وأشكال التوثيق، الذي أتينا على التعريف به. فهو إذن يشتمل على مجموعة من الإجراءات والعمليات الفنية المتخصصة التي تنفذ على معارف، ومصادر معلومات، تتخصص في المجالات الإعلامية، والصحفية، والإتصال الجماهيري
- فضلاً عن ذلك فنحن نحتاج “الأرشيف”، لأننا نتوجه نحو: إجراءات الحفاظ على الوثائق، والمعلومات المتوفرة فيها، بطريقة مناسبة تسهل الرجوع إليها، والى معلوماتها من قبل الأشخاص المعنيين بحفظ واسترجاع المعلومات
- وتحديداً، فإننا نتوجه نحو “الأرشيف الصحفي”، لأن العاملين في الحقل الصحفي والإعلامي كثيراً ما يحناجون إلى: مجموعة من المواد والوثائق والمعلومات الإعلامية والصحفية المبوبة والمحفوظة، كالقصاصات والنشرات والصور والوثائق والمواد الأخرى، التي يكون لها عادة مدلولاتها وفوائدها في العمل الصحفي والإعلامي. ومثل تلك الوثائق والمواد تتجمع وتحفظ بمرور الوقت، كنتيجة لإجراءات الحفظ، كالتأشير، والإختيار، والقص، والتثبيت. وبالطرق التقليدية اليدوية، أو بأية طرق حديثة أخرى متبعة، تؤمن حفظها وتوثيقها، وتسهيل الرجوع إليها
وعلى أساس ما تقدم فقد رأى المؤلف أن يكون الفصل الأول من الكتاب تعريف بمختلف المصطلحات ذات العلاقة بالموضوع ، مباشرة وغير مباشرة
وجاء الفصل الثاني من الكتاب تحت عنوان “توثيق المعلومات الإعلامية والصحفية” ليعطي فكرة عن تدفق المعلومات الإعلامية والصحفية، ودورها. وكذلك تصنيف للمعلومات الإعلامية وملامحها الإيجابية، وما إرتبط بمثل هذا الموضوع. وكذلك أهمية المعلومات الصحفية والإعلامية المتدفقة. وتصنيف المعلومات الصحفية والإعلامية بحسب مضامينها. وملامح إيجابية لمعلومات صحفية وإعلامية جيدة. ثم الأمن الثقاقي والإعلامي، وإرتباطه بثورة المعلومات المعاصرة. وكذلك ثورة المعلومـات الإعلامية المعاصرة ومبررات إنشاء مراكز للتوثيق الصحفي والإعلامي. وأخيراً الخصائص المطلوبة في المعلومات الصحفية والإعلامية الجيدة
أما الفصل الثالث فكان عن طبيعة المعلومات ومصادر المعلومات في مراكز التوثيق الصحفي والإعلامي. وتطرق المؤلف إلى أنواع مصادر المعلومات، في مراكز الأرشيف الصحفي والتوثيق الإعلامي. وكذلك إتجاهات تقسيم مصادر المعلومات الصحفية والإعلامية. ومن ثم معلومات ومصادر معلومات إعلامية بحسب مضامينها ومحتواها. ومن ثم معلومات ومصادر معلومات صحفية وإعلامية بحسب وطبيعة إستثمارها، ومصادر معلومات إعلامية وصحفية بحسب أوعيتها الناقلة لها. وتقسيمات أخرى لمصادر المعلومات الصحفية والإعلامية. ثم هنالك موضوع مشاكل التعامل مع المعلومات ومصادر المعلومات الورقـية التقليدية. وأخيراً مصادر معلومات الإعلامية الإلكترونيـة وغير الورقيـة الأخـرى
أما الفصل الرابع فكان الحديث فيه عن إجـراءات مراكــز التوثيــق الإعـــلامي والأرشـيف الصحفي، والتي إشتملت على: اختيار المعلومات ومصادر المعلومات الإعلامية والصحفية والتزود بها. ثم أسباب الإختيار والعوامل المؤثرة . وكذلك إجراءات إختيار وحفظ الأخبار والمقالات بطريقة مناسبة. والقواعد الأساسية في إختيار وحفظ الأخبار والمقالات. فضلاً عن تنظيم وتصنيف المواد والمعلومات المختارة. ومن ثم كان الحديث عن التصنيف، الذي دفع المؤلف للتحري والتطرق إلى موضوع التوجه نحو تصنيف عربي للمعلومات الصحفية والإعلامية. ثم المعالم الأساسية لنظام التصنيف المقترح. وبعدها حفظ وتخزين المعلومات والأخبار المختارة والمصنفة. وكذلك استخدام وإعادة المواد المحفوظة، والخطوات الأساسية للبحث عن المعلومات. وخيراً إمكانية إستخدام الحواسيب والتكنولوجيات المصاحبة الأخرى. وهذا الموضوع الأخير سوف يستكمل بمعلومات إضافية أخرى في الفصل التاسع والأخير من الكتاب
وأما الفصل الخامس فكان بخصوص موضوع الصور الصحفية والإعلامية، وتوثيقها. واشتمل على موضوعات هامة ذات إرتباط، مثل الصورة الصحفية والإعلامية، وفوائدها، وتطور إستخدامها. ثم كان الحديث عن أنواع الصور الصحفية والإعلامية، وكذلك اختيار الصور الصحفية والإعلامية، وتقييمها، واقتناءها. بعدها تم إستكمال الكنابة عن أشكال الصور الصحفية والإعلامية، وأحجامها. وكذلك تنظيــم وتصنــيف الصـــور الصحفية والإعلامية، تطور إستخدام الصورة الصحفية والإعلامية. ثم جرى الإنتقال إلى موضوع التصوير الصحفي الحالي والمستقبلي، ومصداقية الصورة الصحفية والإعلامية. ثم موضوع الصور الرقمية والصور التقليدية. وأخيراً الصور الصحفية والرياضية كمثال للصــور الإعلامية
وفي الفصل السادس، كان الحديث عن: تنظيم وتصنيف المعلومات في مراكز التوثيق الإعلامي والأرشيف الصحفي، تصنيف الملفات ومصادر المعلومات والمواد الصحفية والإعلامية، والإتجاه نحو تصنيف موحد ومتناغم للمعلومات الصحفية والاعلامية في العالم العربي، ثم معالم أخرى لنظام التصنيف المقترح. وكذلك تنظيم وتصنيف السير وبطاقات الشخصيات. وأخيراً تنظيم وتصنيف المعلومات الصحفية والإعلامية الخاصة بالمنظمات الدولية
وفي ما تلى ذلك، أي في الفصل السابع، إنتقل الكاتب للحديث عن خدمات المعلومات التي يقدمها مركز التوثيق الإعلامي والأرشيف الصحفي، والذي إشتمل على طبيعة وسمات خدمات المعلومات المطلوب تقديمها، وكذلك الخدمة المرجعية Reference Services ، والتي تشتمل على والإجابة على الإستفسارات. ثم خدمة الإحاطة الجارية Current Awareness وبما يستجد من أخبار ومعلومات. وهنالك خدمة البث الإنتقائي للمعلومات Selective Dissemination of Information وإعداد القوائم الببليوغرافية، وخدمة الإتصال الخارجي بقواعد البيانات Databases وبنوك المعلومات، وخدمات معلومات أخرى. وكان لابد من التطرق في نهاية الفصل إلى موضوع السمات المطلوبة في خدمات المعلومات المقدمة للمستفيدين
أما الفصل الثامن فكان عن إدارة مركز التوثيق الإعلامي والأرشيف الصحفي والعاملين فيه. واشتمل على طبيعة العمل في مراكز التوثبق الإعلامي والأرشيف الصحفي. ومتطلبات إدارة مركز التوثيق الإعلامي والأرشيف الصحفي. وكذلك حجم العاملين في مراكز التوثيق والأرشيف، وطبيعة أعمالهم. ومن ثم تصنيف العاملين. وكذلك موقع وضروف عمل مركز التويق الإعلامي والأرشيف الصحفي. والعلاقات العامة لمركز التوثيق الإعلامي والأرشيف الصحفي.وأخيراً موضوع التنقية والإستبعاد للمواد الفائضة في المجموعة
وأخيراً جاء دور الفصل التاسع والأخير الذي تم تكريسه إلى حوســبة مراكز لتوثيق الإعلامي والأرشيف الصحفي، والبيئة المطلوب تأمينها. وهو موضوع معاصر مهم إشتمل على: معوقات التعامل مع مصادر المعلومات الصحفية والإعلامية الورقية، ومميزات التحول نحو مصادر المعلومات الصحفية والإعلامية الإلكترونية. وكذلك تأمين بيئـة تكنولوجيـة مناسبة في مراكز التويق الإعلامي والأرشيف الصحفي. ثم دور الأرشيف الصحفي والإعلامي الإلكتروني في خدمة الصحفيين والإعلاميين ومؤسساتهم. وبعد ذلك التعامل مع مصادر المعلومات الصحفية والإعلامية الإلكترونية. وكذلك إستثمار إمكانات النظام محوسب في بناء تطبيقات التوثيق الإعلامي والأرشيف الصحفي. فضلاً عن ضرورة بناء نظام معلومات صحفي وإعلامي عربي محوسب إعتماداً على نظام يسمى نظام جوملا Joomla وأخيراً أنهى الكاتب حديثه بالتطرق إلى موضوع المشاكل والمعوقات في التعامل مع مصادر المعلومات الإلكترونية